10 tipů jak na home office aneb záludnosti práce z domu

V dnešní koronavirové době je práce na dálku neboli home office velmi zajímavou příležitostí pro zaměstnance v kancelářích a mnohdy výzvou pro firmy.

Bezesporu se svět mění a já si myslím, že bude daleko více digitální – platby častěji probíhají elektronicky, firmy zjišťují, že lze fungovat právě i s home office, různí poradci a služby ztrácejí „zastaralá” přesvědčení, že je vždy nutná osobní schůzka, ale daleko efektivnější může být např. Skype nebo Meet. Někteří mohou namítnout, že v takové digitální době lidé ztrácejí mezi sebou kontakt. Myslím si, že naopak dochází k posílení kontaktu s rodinou, přáteli a blízkými osobami. Určitě je milejší, když vás při práci vyruší zaklepáním na rameno váš partner než nepříjemný kolega v kanceláři.

Cílem článku nejsou (ne)výhody home office, tomuto tématu se budeme věnovat v samostatném článku, ale podpora a pomoc všem, kteří byli nuceni změnit své běžné pracovní prostředí.

Naše práce, tvorba webů, je příkladem práce na dálku přes internet, takže jsme si už mnohým v této oblasti prošli. Neváhal jsem proto oslovit své kolegy webmastery, aby s vámi sdíleli své tipy na home office. Tady je máte.

Vytvořte si rutinu

Dojíždění a práce v kanceláři má pozitivum ve spolehlivé rutině. Už víte, v kolik máte vyrazit z domova, abyste přišli do práce včas, jak dlouho budete v práci, v kolik si dáte kafe, kdy půjdete na oběd, kdy se zhruba vrátíte domů a dáte si vychlazené pivo nebo něco jiného. Možná to máte jinak, ale určitě tušíte, co tím myslím.

Jenže práce z domu nabízí daleko větší svobodu a flexibilitu. Chápu, že pro ty, co jsou uvězněni v kancelářské rutině, může být pracovní svoboda splněným snem. Pokud ale rutinu opustíme, tak zjistíme, že celé dopoledne prospíme, protože plánujeme, že budeme pracovat večer. V pozdějších hodinách ale váš partner či partnerka chce zhlédnout film a relaxovat…To není vhodný čas na vyřizování pracovních emailů, nemyslíte? Pokud tedy nechcete drahou polovičku naštvat. Vím, o čem mluvím :-). Alespoň náznak rutiny potřebujeme, protože díky ní se budete cítit lépe vy i vaši spolubydlící. Budou totiž vědět, jaký je váš časový harmonogram.

Moje rada tedy zní: stanovte si čas pro práci a vytvořte si denní rutiny. Jaké to mohou být? To zjistíte v následujících tipech.

Daniel Križák

Zkroťte čas

Velkým paradoxem při práci na dálku je to, že zaměstnavatelé často mívají pocit, že když vám dají svobodu ve formě home office, tak toho uděláte méně. Jenže pokud je to práce, která vás baví, tak spíše hrozí, že toho uděláte moc. Po pár dnech zjistíte, že pracujete od rána do noci a váš osobní život zmizel, ani nevíte jak.

Začátek bývá nevinný. Ráno se probudíte v posteli a sáhnete po mobilu. V mobilu projdete e-maily a vidíte, že je potřeba na některé z nich urgentně odpovědět. Neváháte ani minutu a vezmete počítač a začnete odepisovat. Někdy v průběhu odpovědí na všechny e-maily se přesunete ke stolu a snažíte se vyřešit pracovní úkoly z to-do listu. Vtom vám napíše šéf, že něco potřebuje hned (ideálně včera) udělat, což samozřejmě představuje prioritu, tak neváháte a pustíte se do toho. Najednou zjistíte, že je po poledni a vy jste vynechali snídani a snažíte se rychle vyřešit oběd. E-mailová schránka a to-do list se neustále plní a vy byste chtěli mít, v ideálním případě, vše hotové ještě dnes. Mám pro vás dobrou zprávu. Nemusí být vše hotové za jeden den. Pracovní týden má i další dny. :-) Sepište si, co jste za den udělali. Určitě toho nebude málo. Koukněte na ten seznam a řekněte si: „Udělal/a jsem kus dobré práce.” A počítač zavřete.

V první řadě si potřebujete určit dobu vhodnou k práci. Ideální čas, kdy se dokážete nejvíce soustředit. Jste ranní ptáče? Tak vstaňte brzy a pracujte ráno. Jste-li spíše noční sovy, tak bude pro vás vhodnější práce odpoledne, v podvečer nebo v noci a dopoledne si klidně přispěte. Většina lidí je něco mezi tím, takže jim vyhovuje práce někdy od 8 do 16 hodin. Zjistěte si svůj ideální rytmus a přizpůsobte mu své pracovní hodiny, pokud to tedy vaše práce umožňuje. V hodinách svého ideální rytmu jste totiž daleko více soustředění, produktivnější a zvládnete toho mnohem více.

A ještě jedna rada – plánujte si volný čas. Když víte, že máte naplánováno něco s rodinou, přáteli nebo čas na své koníčky, tak vás to spíše přiměje k tomu zavřít notebook a ukončit práci.

Druhý extrém je, že se vám do práce moc nechce, protože vás pořád něco ruší. Doma na nás číhají rozptýlení. Určitě to znáte. Včera jste už nestihli naskládat nádobí do myčky. Proč to neudělat teď? Na podlaze vidíte smetí. Nemělo by se vytřít? Nebo přijde partner s tím, že by se mohla posekat zahrada. A tak dále a tak dále :-) O tom více v následujícím tipu od Jakuba.

Zuzana Škopánová

Zvolte si pracovní místo

Během práce z domova může nastat situace, kdy se prolíná status místa DOMA s místem PRÁCE. Jsme zvyklí doma odpočívat, trávit čas relaxací a nabíráním sil. Nový stav poté stírá rozdíl mezi relaxací a místem vyhrazeným k práci. V důsledku toho se z domova, kde nově také pracujeme, stává místo, kde nedokážeme věnovat plnou pozornost pracovním úkolům a stále odskakujeme do zóny odpočinku. A také se z místa pro odpočinek stává místo plné neklidu z odkládané, či napůl vykonané práce. V obou módech nás ruší vždy právě ten druhý.

Řešením je nastavení jasných hranic definujících část dne vztaženou k místu. Jste-li běžně navyklí si při odchodu z domova do práce dát sprchu a obléci se do pracovního oblečení, které se od domácího odlišuje, udělejte to. Po ukončení denní dávky práce vše uložte, převlečte se do domácího úboru a na práci se už ani jen nepodívejte. Pro ty, co jsou nadšeni pro svou práci, to může být těžké, ale pomůže vám, když si vyčleníte pracovní místo.

Nejlepším řešením je pracovna se zavřenými dveřmi. Pokud však nemáte samostatně vyčleněnou místnost pro práci, tak pracovní kout je také možnou variantou. Krátkodobě se dá i využít alespoň určité místo u jídelního stolu.  Zvolte si ale jen jednu pozici pro práci a jinou pro konzumaci jídla. Zároveň pracujte jen na svém pracovním místě a nekombinujte práci s jinými činnostmi, např. že si berete notebook do ložnice do postele a tam vyřizujete emaily, případně že u počítače jíte. Pokud to budete totiž dělat často, tak byste si nevědomě vytvořili nové návyky. Když u počítače jíte a otevřete pak notebook, tak tělo začne mít hlad. Nebo když budete pracovat z postele, může se stát, že myšlenky na práci vás mohou pronásledovat i zde a může se vám zhoršit spánek. Nehledě na to, že by postel měla být spojena s jinými zvyky než s prací.

Občas je však změna pracovního místa vhodná a důležitá pro nové svěží nápady, myšlenky a kreativitu. Dopřejte si, pokud potřebujete být kreativní při své práci, občasné nabourání rutiny právě změnou místa.

Před započetím práce si vždy ukliďte pracovní místo. Zbavte se na stole všeho, co by vás mohlo rušit. A jste-li v průběhu pracovní doby v domácnosti s jinými rodinnými příslušníky, domluvte se, že pokud jste ve svém „pracovním prostoru”, ať už je to určitá židle u jídelního stolu nebo samostatná místnost, tak vás nesmí ničím neodkladným vyrušovat. A pokud je to nutné, tak první přichází otázka: „Můžu?” Následuje buď souhlas, nebo negace s odkladem na později. Vyrušení sníží vaši koncentraci. Nejprve dokončete určitou část pracovních povinností, a pak reagujte na dotazy. Na počátku je tedy vhodná pouze strohá odpověď a následně se můžete rozvíjet konverzaci.

Zároveň řekněte sobě i okolí, že „jste v práci“. To se zcela vylučuje s tím, že byste se dívali, zda je podlaha špinavá. V kanceláři byste ji taky nešli vytírat místo uklizečky. No a do práce by za vámi taky nepřišla manželka, že máte jít teď posekat zahradu.

Nespěchejte na sebe, vše nové vyžaduje opakování a cvik. Chodit jsme se také nenaučili ze dne na den. Dejte si však pozor i na rozptylování technologiemi kolem vás. O tom více v dalším tipu.

Jakub Řezníček

Nenápadní časožrouti

Právě cinknul mobil. Moment, jen se mrknu, o co jde. Notifikace. Co asi tak chtějí? Tááák, hotovo. Kde jsme to byli?

Zní to povědomě? Notifikace, tj. oznámení o nových e-mailech, zprávách, příspěvcích na sociálních sítích – nenápadně odpoutávají pozornost. Pokud na něčem pracujete, tak roztrhají křehké flow (stav ponoření se do práce) na cáry. Podle vědců prý multitasking může ohlupovat. Náš mozek přeskakuje z úkolu na úkol, a to vyžaduje hodně mentální kapacity. Je to jako vypínat motor auta na každé křižovatce a na zelenou zase vždy startovat.

V mnoha knihách o produktivitě se doporučuje vymezit si přesný čas na reagování na e-maily a oznámení všeho druhu, ať už jde o firemní chat nebo zprávu na Facebook messengeru. Nejlepším řešením je nastavit si tzv. komunikační nebo konzultační hodiny, a to nejen pracovní, ale lze si nastavit i osobní. Oznamte kolegům, klientům, šéfovi, že komunikujete pouze v určité době. Ve zbylém čase se potřebujete soustředit na práci, a kdybyste museli pořád někomu jen odpovídat, tak neuděláte nic. Nebojte se, oni si rychle zvyknou a nejspíš se pro ně stanete inspirací.

Zároveň si v té době vypněte všechna upozornění na nové zprávy (nebo alespoň zvuk) a otočte mobil displejem dolů. Pokud ho totiž máte v zorném poli, tak vás vyruší, i když se rozsvítí a vaše zvědavost bude silnější než úkol, na kterém pracujete.

A velmi dobré doporučení je začít pracovní část dne nejtěžším úkolem. Není nic jednoduššího než zneužít příchozí notifikace jako výmluvu a prostředek prokrastinace. Navíc, když uděláte ten nejdůležitější a největší úkol jako první, tak se po jeho splnění velmi uvolníte a další práce už pro vás budou jen maličkosti. Pokud to děláte naopak, tak to většinou dopadne tak, že uděláte pár rychlých úkolů, ale pak zjistíte, že je poledne a ten velký úkol už možná nestihnete, nebo na něj už nemáte tolik energie, a tak ho odložíte. Navíc na něj budete pořád myslet a pocit, že jste nic zásadního za ten den neudělali, za to nestojí.

Lujza Olsen

Práce s dětmi

Dokázat si dobře zorganizovat osobní a pracovní záležitosti při pracování doma bývá výzva, ale pokud k tomu má člověk ještě malé děti, o které se má při té práci starat, je to úplně jiný level.

Děti mívají takovou zvláštní schopnost, že umí přesně vycítit chvíli, kdy má rodič nejvíc práce, nebo řeší něco velmi důležitého a spolehlivě nabourají veškeré plány i snahu o organizaci. Navíc pokud se snažíme pracovat doma při malých dětech, je náš pracovní čas prakticky bez výjimky závislý na vnějších okolnostech. Buď musí děti spát, nebo musí být k dispozici někdo, kdo děti pohlídá. A každý rodič ví, jak se všechno obrátí vzhůru nohama, když třeba děti onemocní.

Právě proto, že to nikdy nemůžeme mít úplně pod kontrolou, je velmi dobré snížit svá očekávání na striktní dodržování plánů nebo toho, jak jsme si tu organizaci času vymysleli.

Mně osobně velmi pomáhá, když jsem nastavená do „přizpůsobivého režimu“. Pořád se snažím co nejvíce zefektivnit a zorganizovat čas, kdy mohu pracovat, ale nelpím na tom, že musím každý den pracovat ve stejný čas nebo stejně dlouho. Docela úspěšně se mi tak daří předcházet frustraci z nevydařených plánů. Relativně snadno pak dokážu ustát rýmičku, zvonícího pošťáka, když konečně všichni na chvilku usnou, nebo třeba hlídání zaseknuté v dopravě. A naopak každou půlhodinku, kterou mohu nerušeně pracovat, si potom v klidu užívám a dokážu ji využít na maximum :-).

Taky se mi pro zvýšení efektivity práce osvědčilo nezanedbávat sebe a své potřeby (hlavně odpočinek a spánek), vzít si práci ven a nechat děti hrabošit se v hlíně, anebo třeba, za normálních okolností, zorganizovat komunitní skupinku pracujících maminek, kde je prostor pro práci i pro děti, které se ve skupině lépe zabaví. Pokud máte takovou možnost, teď je příležitost to v klidu naplánovat a zařídit :-)

Zuzana Staňková

Věříme, že vám naše tipy a zkušenosti pomohou lépe pracovat z domova či jiného prostředí. A třeba si práci na dálku zamilujete stejně jako my, kteří si to už nedokážeme představit jinak. Začnou se vám otevírat nové možnosti a vy poznáte všechny benefity, které práce na dálku má.

Pokud vás toto téma více zajímá a chcete vědět více o tom, proč by měly firmy podporovat home office nebo co vše tento způsob práce umožňuje, tak doporučuji knihu Práce na dálku.

Shrnutí tipů:

1. Vytvořte si denní rutinu, abyste nemuseli tolik plánovat každý krok a spolubydlící mohli s vámi kooperovat, protože ví, co se kdy děje.
2. Pište si, co jste ten den vše udělali. Budete mít dobrý pocit z práce a prostor pro váš osobní život.
3. Zvolte si pracovní čas podle svého rytmu. Pomůže vám to se lépe soustředit a budete produktivnější.
4. Plánujte si volný čas, jinak se od práce neodtrhnete, a pak zjistíte, že nemáte žádný osobní život.
5. Mějte své pracovní místo, které je spojené pouze s prací. Díky tomu se lépe mentálně přepnete mezi prací a osobním životem doma. Můžete to spojit i s nějakou rutinou či oblečením – pracovní /domácí.
6. Nastavte si pravidla se spolubydlícími a vysvětlete jim, že jste v práci.
7. Vypínejte si při práci všechny notifikace nebo alespoň jejich zvuk, aby vás nerozptylovaly.
8. Nastavte si s kolegy „komunikační hodiny”, kdy jste k dispozici pro rychlé odpovědi na chatu či telefonu, jinak budete celý den přepínat mezi prací a odpovídáním.
9. Pracovní čas začínejte tím největším či nejtěžším úkolem. Budete tak plně soustředěni a  z odvedené práce budete mít daleko lepší pocit, když zvládnete „velký” úkol jako první.
10. Nezanedbávejte sebe a své potřeby. Zároveň na sebe netlačte, když nejde vše podle plánu.