fbpx

Tvoříme weby, díky kterým budete podnikat s úsměvem :) Více o nás a tvorbě webů →

Tvoříme weby, díky kterým budete podnikat s úsměvem :) Více o nás a tvorbě webů →

3 zásady profesionální e-mailové komunikace

3 zásady profesionální e-mailové komunikace

E-mail je nejčastějším komunikačním nástrojem mezi poskytovateli a zákazníky v rámci služeb, produktů a obchodu. Proto byste se si měli zkontrolovat 3 zásady profesionála ve své e-mailové komunikaci.

Já jsem Dan z Webu s úsměvem, kde tvoříme internetové stránky pro podnikatele a v tomto článku a videu si projdeme všechny 3 zásady.

V minulém díle jsem vám ukázal, jakým způsobem získat svou vlastní profesionální e-mailovou adresu. To beru jako základ. Pokud jste video neviděli a nemáte zatím e-mail se svou doménou, tak začněte u něj. Je totiž velký rozdíl, jestli zákazníkovi dáváte nebo diktujete adresu s jmeno@seznam.cz nebo jmeno@vlastniadresa.cz.

Věřím, že e-mail s vlastní doménou již máte. Pusťme se tedy do dalších 3 věcí, které byste u e-mailu měli zkontrolovat a dodržovat.

Označení odesílatele

Když posíláte e-mailovou zprávu, která dorazí příjemci do jeho schránky, tak jako první vidí jméno odesílatele, tedy kdo mu zprávu posílá. Toto je mnohdy zásadní věc, která rozhoduje o tom, jestli zprávu otevře, hodí do koše nebo nechá bez povšimnutí zapadnou v nekonečné frontě zpráv.

Označení nebo název odesílatele je tedy velmi důležité. Cílem je, aby podle tohoto označení příjemce hned věděl o koho jde. Často se stává, že v tomto označení není nastaveno nic, takže se zobrazuje e-mailová adresa, případně jen její část nebo tam je třeba jen křestní jméno.

Pokud pracujete pod nějakou firmou, kterou příjemce zná, ale v označení odesílatele je jen celé jméno bez názvu firmy, tak nemusí vědět, že to je e-mail z dané firmy na který třeba čeká. Toto vše působí velmi neprofesionálně.

Správně při osobní komunikaci by zde mělo být jméno a příjmení. A pokud jde o profesní komunikaci, tak ne vždy si lidé hned spojí jméno s tím, co děláte nebo kdo jste. V tom případě je zde lepší mít jméno a příjmení a k tomu to co děláte nebo z jaké firmy jste. Např. “Daniel Križák – tvorba webů” nebo “Dan z Webu s úsměvem” a příjemce hned ví o koho se jedná.

Koukněte do nastavení své e-mailové schránky, jaký název či označení odesílatele používáte.

Podpis v e-mailu

Profesionálové používají podpisy ve zprávách, jelikož to má tři výhody:

  • Působí lépe, když máte za textem e-mailu takovýto podpis s fotkou, než když tam je jen textově napsáno: “S přáním krásného dne, Daniel Križák”.
  • Další výhodou je, že si ušetříte čas neustálým podepisováním.
  • A třetí výhoda je, že můžete do podpisu dávat aktuality a směřovat příjemce na odkazy, kam potřebujete např. pod podpis napíšete “Už jste četli můj nový článek na blogu o….” a přidáte odkaz. Nebo “Aktuálně probíhá akce u našeho produktu… můžete tak ušetřit 20%, více zde” a zase odkaz, tam kam potřebujete. Je potřeba pak tuto větu pravidelně aktualizovat.

Občas vídávám na konci e-mailů za podpisem dlouhý odstavec textu o tom, že e-mail nemáte tisknout a máte chránit lesy. Pochybuji, že si to někdo přečte, nebo že někdo tiskne e-maily. A když už si jej potřebuje vytisknout, tak toto mu v tom nezabrání. Tohle určitě ne. Místo toho tam raději dejte jednu větu s aktualitou, jak jsem říkal před chvíli.

Čtivý obsah e-mailové zprávy

No a třetí zásadou je, jakým způsobem píšete a formátujete text e-mailu. Zde se nebudeme bavit o obsahu, ale o tom, jak ta zpráva vypadá.

Už se vám určitě někdy stalo, stejně jako mně, že jste otevřeli e-mail a tam byl asi 30 řádkový dlouhatánský text slitý v jeden odstavec přes celou šířku monitoru. Nevím jak vy, ale já mám tendence tyto e-maily odložit na později a věřím, že na ně nezbyde čas.

To určitě nechcete, aby se stávalo s vašimi zprávami, když už si dáte tu práci je napsat. Proto pár rad, jak udělat to, aby příjemce čtení neodkládal, nelekl se a přečetl si zprávu:

  • Nepište na celou šířku monitoru, pište tak 8-12 slov na řádek. Nemusíte to počítat, jen prostě často řádkujte.
  • Vynechávejte řádky mezi odstavci. Vždy po 3-5 řádcích udělejte nový odstavec tím, že vynecháte jeden řádek.
  • Zvýrazněte důležité slova nebo věty. To nejdůležitější ve zprávě dejte tučným písmem, aby příjemce věděl např.: na co se ho ptáte, co má udělat, a tak podobně.

Věřím, že díky těmto zásadám se budete profesionálněji prezentovat a komunikovat na internetu. Máme pro vás i další zajímavé tipy, sledujte náš blog. Pokud se vám článek líbil, budeme rádi za palec nahoru a sdílení. Mějte se krásně a s úsměvem.

Audio verze ke stažení:

Daniel Križák
Jsem webmaster a tvůrce webů s úsměvem :)
Tvorba internetových stránek mne fascinuje od chvíle, kdy jsem na internet nahrál svůj první web. Každý web je pro mne umělecké dílo, které může vidět celý svět. Daleko důležitější je však jaký přinese užitek. Nesmírně mne na tom baví hledání jednoduchých řešení a možností propojení podnikání a online světa internetu.
Proto s týmem skvělých webmasterů vytváříme osobní, podnikatelské a firemní webové stránky s jednoduchou editací. Takové, které kvalitně prezentují služby, projekty a produkty všeho druhu.
Navíc jsem nadšený do online vzdělávání. Rád předávám své zkušenosti na blogu, videích a návodech nebo seminářích.

21 nejčastějších chyb na webu
kvůli kterým působíte neprofesionálně

Objevte nejčastější chyby na webech, které vám zbytečně ubírají na profesionalitě. V PDF ebooku se také dozvíte možnosti a řešení, jak chyby na svém webu napravit.

Komentáře

Přidat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře. Osobní údaje zpracováváme podle těchto zásad.